ساده ترين راه براي به اشتراك گذاشتن يك نسخه از outlook 2003 تععين كاربران مجزا در windows xp است. براي اين منظور به control panel رفته، گزينه users را كليك كنيد و سپس كاربر جديدي را تعريف نماييد. هنگامي كه از درون يك حساب مشخص ويندوز با outlook كار مي كنيد، تنها مجموعه اطلاعات مربوط به آن حساب را مي بينيد. Outlook به گونه اي طراحي شده كه اطلاعات خود را در فايل پوشه هاي مشخصي ( .PST ) هر كاربر نگهداري مي كند.
اما اگر بخواهيد بعضي از اطلاعات را كه در outlook ذخيره كرده ايد با ديگران به اشتراك بگذاريد چه بايد بكنيد؟ به عنوان مثال، بسياري از خانواده ها تمايل دارند تقويمي براي فعاليت هاي دسته جمعي خود داشته باشند. در اين حالت ، شما بايد يك فايل پوشه هاي شخصي ثانوي ايجاد كنيد. براي اين منظور از منوي file گزينه new و سپس outlook datafile را اتخاب كنيد. چون در حالت عادي، outlook فايل هاي اطلاعاتي خود را در چند فولدر زير يكديگر پنهان مي كند، شايد بهتر باشد اين فولدر را در مكاني كه دسترسي به آن آسان تر باشد، مثلا” c:\outlook ايجاد كنيد و فايل هايي را كه مي خواهيد به اشتراك بگذاريد در آنجا قرار دهيد.
هنگامي كه اين فايل را ايجاد كرديد، بايد به ازاي هر نوع خاص از اطلاعات كه مي خواهيد وارد كنيد پوشه جديدي بسازيد. با كليك راست روي بالاترين پوشه در مجموعه جديد فولدر هاي شخصي خود،گزينه new folder را انتخاب كرده و اسامي مورد نظر Tasks ltems ، calendar و نام هايي از اين دست را از كادر موسوم folder contains اتنخاب كنيد. در اينجا مي توانيد براي هر پوشه نام دلخواه مثلا” ( shared calender ) را براي جلوگيري از اشتباه تعريف كنيد. براي اين كه همه افراد بتوانند از اين پوشه هاي جديد استفاده كنند مي بايست از طريق حساب هاي خود وارد شده و فولدر جديد را با استفاده از choosing file و سپس open و در نهايت outlook data file باز كنند. در اين هنگام شما دو دسته پوشه در قاب navigation خواهيد ديد. با كليك روي نام هر پوشه مي توانيد محتويات آن را ببينيد. هنگامي كه پوشه هاي اشتراكي شما باز باشند،مي توانيد از آن ها مانند ديگر پوشه هاي outlook استفاده كنيد.
مي توانيد هر كدام از contact ها را از پوشه اشتراكي به inbox خود منتقل و پيغامي براي او ايجاد كنيد. همچنين مي توانيد پيغامي را به پوشه اشتراكي تماس ها منتقل كنيد تا آدرس ايميل فرستنده آن را به دست آوريد. البته كماكان بايد از پوشه هاي اوليه خود براي دريافت ايميل استفاده كنيد. بنابراين هنگامي كه از پوشه هاي مشترك استفاده مي كنيد، دو دسته پوشه باز شده را خواهيد ديد. مي توانيد به outlook بگوييد اين پوشه هاي اشتراكي را به عنوان پوشه هاي پيش فرض شما در نظر بگيرد.اما در اين حالت بايد سرويس هاي ايميل خود را به اشتراك بگذاريد. اگر از كامپيوترهاي دستي نظير (palm ) استفاده مي كنيد نمي توانيد از نرم افزار موجود در دستگاه خود براي هماهنگ كردن پوشه هاي اشتراكي استفاده كنيد. اما با استفاده از نرم افزارهايي چون lntellisync يا نسخه هاي جديد pocket mirror مي توانيد دستگاه خود را با پوشه هاي شخصي اضافي هماهنگ كنيد. بيشتر pocket pc هاي جديد قابليت كار با همه پوشه هاي outlook را دارا مي باشند و چنانچه دستگاه شما چنين قابليتي ندارد مي توانيد از lntellisync براي اين منظور استفاده كنيد. اما به خاطر داشته باشيد، كه اگر افراد مختلفي كامپيوتر دستي خود را با آن دسته از پوشه ها كه شما ايجاد كرده ايد هماهنگ كنند مشكلات زيادي براي شما ايجاد مي شود. در اين شرايط احتمال بوجود آمدن خطا
(error ) و بوجود آمدن ركوردهاي همسان افزايش مي يابد. شما مي توانيد از پوشه contacts واقع در پوشه اشتراكي outlook ، به عنوان مرجع آدرس ها جهت ادغام نامه ها استفاده كنيد. مراحل كار دقيقا” مطابق مراحلي است كه از پوشه contacts واقع در پوشه اوليه خود انجام مي داديد. يعني پوشه را باز كنيد . گزينه Tools را انتخاب كنيد. روي letters and mailings وسپس mail merge كليك كرده و مراحل را دنبال كنيد. اگر بخواهيد از آدرس هاي موجود در outlook در word استفاده كنيد، بايد word را به گونه اي تنظيم كنيد كه بتوانيد پوشه را ببينيد. براي اين منظور، با كليك راست روي پوشه contacts گزينه properties را انتخاب كنيد. دكمه outlook address book را فشار دهيد. سپس گزينه show this folder as an address book را علامت بزنيد. با اين كار، مي توانيد آدرس دلخواه را مستقيما” از پوشه اشتراكي outlook به يك سند در word منتقل كنيد. كافيست دكمه lnsert address را زده و پوشه مورد نظر را از ليست موجود در كادر محاوره name select انتخاب كنيد.
(اگر دكمه lnsert address را به خط ابزار word اضافه نكرده ايد،از منوي Tools و گزينه customize مي توانيد اين كار را انجام دهيد. به خاطر داشته باشيد طراحي outlook به گونه اي نيست كه چندين كاربر بتوانيد به طور همزمان به فايل هاي اطلاعاتي آن را به گونه اي طرح ريزي كرد كه هر لحظه تنها يك كاربر به فايل اطلاعاتي outlook دسترسي داشته باشد تا از خرابي آن جلوگيري شود.